Закупки

Управление покупками включает в себя несколько модулей, которые тесно взаимодействуя между собой, обеспечивают процессы покупки. Программа учёта, используя их в той или иной мере в зависимости от технологии работы автоматизируемого предприятия может обеспечить эффективную автоматизированную информационную поддержку процессов покупки.

Корпоративная система позволяет контролировать плановые отгрузки (backlog), иметь всегда актуальный справочник котировок (условий поставки) поставщиков и конкурентов, своевременно обрабатывать заявки на закупку, рассчитывать плановые показатели поставок и выбрать наиболее выгодного поставщика, контролировать движение груза от поставщика, принимать на склад поступивший товар, относить на товары накладные расходы даже после продажи товара.

Бизнес процесс - Закупка

Бизнес процесс - Закупка

Цель процесса – заказать товары у поставщика и доставить их на склад компании. Инициатором процесса является отдел продаж:

  • Отдел закупок контролирует поступление Заявок на покупку от отдела продаж.
  • Отдел закупок на основании Заявок на покупку создаёт Заказ на покупку по поставщикам.
  • Отдел закупок передаёт Заказ на покупку в финансовый отдел для подтверждения возможности покупки.
  • Отдел закупок отправляет Заказ на покупку поставщику.
  • Отдел закупок получает от поставщика подтверждение заказа и при необходимости регистрирует Планы поступления товаров (backlog).
  • Отдел закупок получает от поставщика инвойс, регистрирует его как «Счёт входящий» и передаёт его в Финансовый отдел для оплаты.
  • Финансовый отдел в соответствии с условиями оплаты по заказу производит оплату и соотносит оплату со счётом.
  • Если требуется транспортировка товара, то отдел закупок создаёт Заявку на доставку и передаёт её в отдел логистики. Далее выполняется бизнес процесс «Доставка груза».
  • Склад принимает поступивший товар. Выполняется бизнес процесс «Приёмка товара».
  • Отдел закупок контролирует взаиморасчёты по заказу на покупку.

В результате данного процесса закупленные товары регистрируются на складе и резервируются на основании Заявок на закупку.

Бизнес процесс - Условия поставки

Бизнес процесс - Условия поставки

Цель процесса – предоставить в распоряжение отдела продаж лучшие варианты условий поставки товаров. Инициатором процесса является отдел продаж:

  • Отдел закупок контролирует поступление Заявок на котировки в реестре «Заявки на котировки».
  • Отдел закупок принимает Заявки к исполнению, установив отметку «Принято к исполнению».
  • Отдел закупок по выделенным в реестре Заявкам выбирает возможных поставщиков, создаёт Запросы поставщикам и отправляет их.
  • Отдел закупок при получении ответа от поставщика регистрирует предложение в реестре Котировки.
  • Отдел закупок после регистрации котировок выбирает наиболее интересные котировки для Заявок на котировки.

В результате данного процесса отделу закупок предоставляются варианты котировок, которые он может предложить покупателю.

Запросы на котировку

Представляет собой универсальный механизм организации взаимодействия отдела продаж и отдела закупок. Функция «Запросы на котировку» имеет особое значение для компаний, которые осуществляют поставки товаров на заказ, например, поставки электронных компонентов. Запросы  условий поставки могут быть востребованы при комплексной поставке товаров, часть из которых ранее компанией не поставлялась.

Алгоритм использования очень простой. В отделе продаж при необходимости узнать условия поставки какого-либо товара создают Запрос на котировку, в котором также доступна информация о желаемых условиях (цена, срок, поставщик или производитель). Отдел закупок обрабатывает Запросы на котировку в соответствии с бизнес процессом, принятым в Вашей компании и в результате предоставляет отделу продаж возможные варианты поставки. В запросе фиксируются сведения о том, кем,  когда и на основании чего была создан запрос, а также когда и кем был подготовлен ответ на запрос. Эта информация доступна всем сотрудникам отдела продаж и отдела закупок и позволяет обеспечить прозрачный и бесконфликтный процесс.

Особое удобство обеспечивает механизм уведомлений, который автоматически направляет сотруднику отдела продаж информацию о готовности ответа на его запрос котировки. Пользователь, получивший сообщение, может непосредственно из уведомления открыть свой заказ на продажу и воспользоваться полученной информацией.

Запросы поставщикам

Запросы поставщикам в системе Oremax, как правило, автоматизировано создаются на основании Заявок на котировку, которые создал отдел продаж. Функция «Запросы поставщикам» позволяет удобно работать с запросами, контролируя процесс работы с поставщиком.

Этапы обработки Запроса отражаются в его состоянии:

  • Проект
  • Отправлено поставщику
  • Получен ответ
  • Согласование
  • Действующий
  • Завершён
  • Аннулирован

Результатом работы с запросами к поставщикам являются согласованные котировки (условия поставки), на основе которых отдел продаж может предложить клиенту наилучшие условия.

Котировки (условия поставки)

Котировки (условия поставки)

Система управления торговлей Oremax позволяет удобно обрабатывать большие объёмы котировок (условий поставок). В котировке хранится необходимое количество реквизитов, описывающих условия поставки.

Котировки могут быть различных типов:

  • Котировка. Стандартные условия поставки.
  • Акция. Кратковременные условия поставки.
  • Квота. Условия поставки, предусматривающие обязательный выкуп согласованного объёма товара в согласованные сроки.
  • Предложение. Условия поставки, требующие дополнительного уточнения перед покупкой. Также может использоваться для обработки условий поставки конкурентов.
  • Фиксированная. Условия поставки, зафиксированные на длительный срок.

Доступ к котировкам осуществляется из всех мест системы, где требуется информация о котировках, например, Каталог товаров, Заказы, Заявки на котировку, Заявки на покупку и др.

Заявки на закупку

Автоматизация торговли немыслима без четкого и прозрачного механизма взаимодействия отдела продаж и отдела закупок. С помощью заявок на покупку, например, отдел продаж может легко сообщить отделу закупок когда, сколько и на каких условиях необходимо приобрести товар. Кроме этого, отдел продаж может легко узнать о судьбу отправленных заявок на покупку.

Модуль обработки заявок на покупку позволяет очень просто объединить поступившие заявки и создать Заказы на покупку. После поступления заказанного товара на склад на основе заявок на покупку производится автоматическое распределение и резервирование поступившего товара, а сотрудники, оформившие заявку на покупку, получают автоматическое уведомление о резервировании для них товара.

Заказы на закупку

Для описания взаимодействия с поставщиками используются заказы на покупку, объединяющие в себе все бизнес операции по обработке взаимоотношений с поставщиками товаров и услуг. Заказ может представлять собой как долгосрочный договор, в рамках которого запрашиваются и согласовываются котировки на товары, контролируется план отгрузки (backlog) товара поставщиком, осуществляются платежи, оформляются соответствующие документы. На основе одного или нескольких заказов на покупку может создаваться документ Груз, который позволяет контролировать движение товара от поставщика. Заказ позволяет контролировать операцию покупки от начала до конца.

Планируемые отгрузки

Поставщики могут сообщать о своих планах производства и готовности товара к отгрузке в указанный срок. Корпоративная система Oremax позволяет контролировать планируемые отгрузки (backlog). Информация о планируемых отгрузках доступна везде, где она необходима, например, в заказе на продажу. При поступлении Груза от поставщика планируемые отгрузки автоматически обновляются и товар, который числился в планах отгрузки становится «товаром в пути».

Расчёт плановых показателей поставки

Особый интерес может представлять функция расчёта плановых показателей поставок. Она позволяет, учитывая многие факторы, такие как маршрут доставки, котировки, стоимость и длительность доставки, точку поставки, поставщика и др. параметры получить наглядное представление о вариантах поставки и плановой конечной стоимости товаров с учётом дополнительный расходов. Это позволяет принять правильное и экономически обоснованное решение о том какой вариант поставки наиболее выгоден.

Планирование покупок

Модуль Планирование покупок — служит для эффективного управления складом и позволяет значительно уменьшить складские остатки, минимизировать расходы на хранение и транспортировку товаров. Он рассчитывает и формирует заказы на закупку на основании существующих складских остатков, заказов на продажу и покупку, нормативных показателей остатков (страховой запас), а также других параметров планирует покупку товаров и создаёт заказы поставщикам согласно рассчитанной потребности в товарах, материалах и комплектующих. При создании заказов поставщикам учитываются характеристики поставки от разных поставщиков: минимальных и максимальный размер партии, срок поставки, цена поставки и приоритет поставщика. Планирование может вестись как по предприятию в целом, так и по подразделениям. Интервал планирования может быть фиксированным (год, квартал, месяц, неделя) или произвольным. Состояние склада может оцениваться как от текущей даты, так и по началу периода планирования. Имеющийся в системе модуль Накладные расходы позволяет учесть в себестоимости поступившего товара различные расходы (транспортировка, таможня, и др.), и тем самым обеспечить подразделения компании достоверной информацией о фактической стоимости товара.

Статьи

Автоматизация закупок: работа с условиями поставок

Автоматизация закупок: технология работы подразделений с котировками

Автоматизация закупок: организация закупок у поставщиков

© 2008-2017 Oremax LLC.
+7 (812) 449-87-07, cont@oremax.ru
Создание сайта: Ji-Touch