Типичные проблемы растущих компаний

  • 14.10.2014 07:16 | 
  • Статьи
  •  | 851 Прочтений

 

Внедрение более совершенных компьютерных систем непременно ведет к более рациональному использованию рабочего времени сотрудников.
(Билл Гейтс / БИЗНЕС , КОМПЬЮТЕРЫ) [19.02.2011 ]

 

Часть 1.  Откуда они приходят

Все уже поняли, что информационная система – это не игрушка для получения красивых диаграмм, а инструмент управления информацией. От качества такого инструмента напрямую зависит конкурентно способность. Если бы мир был постоянен, и компания была бы постоянной и её бизнес процессы были бы постоянными, то проблемы не было бы – один раз внедрил систему и всё в порядке. Но и мир и компания постоянно изменяются. Соответственно, изменяются требования к информационной системе. Система должна быть приспособлена к всё новым и новым требованиям. Это банально. Это все знают, как все знают о то, что нужно заниматься профилактикой заболеваний, а не их лечением. Многие делают это? И к чему это приводит? Точно также с информационной системой – поленился, пожалел денег, решил, что и так сойдёт.
Как правило, проблемы подкрадываются постепенно и тихо. Основная цель проблем – превратить компанию в уродца. Сделать её жирной, кособокой, хромой, слепой, ...

Часть 2.  Что они дают

Из-за того, что развитие информационной системы не успевает за развитием бизнеса, как правило, происходит следующее:

Потеря клиентов из-за низкого качества обслуживания

Медленное предоставление информации, срывы сроков поставки, ошибки в документах, завышенные цены, невозможность предложить товар, который закуплен, но ещё отсутствует на складе, …

Сложно контролировать выполнение условий договоров

Не имея достаточной функциональности описания условий поставки и связи этих условий с отгрузками товара, не удаётся автоматически блокировать отгрузку, покупателям, которые не выполнили условия договора. Приходится в ручном или почти ручном режиме проверять условия поставки перед отгрузкой. Это приводит к неразумному расширению штата и как следствие к лишним затратам.

Квалифицированные специалисты вынуждены заниматься низкоквалифицированным трудом

Составление отчётов, подготовка ответов на простые вопросы приводят к потере интереса сотрудника к работе в компании. Почему-то смартфоном никто не пытается выполнять такие простые действия как, например, счистить снег с автомобиля.

На складах компании скапливаются неликвиды

Отсутствие должной информации о потребностях в товаре и наличии товара на складах приводит к излишним закупкам.

Неразбериха (чаще это называют - бардак)

Как правило, она возникает при отсутствии непрерывного информационного потока на протяжении всех бизнес процессов. Например, если склад получает распоряжение на отгрузку в бумажном виде, то лицо, отдавшее распоряжение, не знает о его выполнении. А если возникнет необходимость, то для этого потребуется писать или звонить на склад, или искать в реестре накладных самостоятельно. Это всё пустые затраты времени.

Весьма сложно оперативно получить информацию

О наличии общего и свободного количества товара на складах, в пути, в закупках. Условия поставки это тайна за семью печатями.

Трудно делать клиентам конкурентно способные предложения

Отсутствует возможность правильно оценить себестоимость и сроки поставки.

Для своевременного выполнения обязательств перед клиентами товар приходится «в пожарном порядке» либо покупать по более высокой цене, либо доставлять более дорогим транспортом

Не решены вопросы логистики, резервирования и оценки сроков поставки.

Большие затраты времени на оформление документов

Из-за разрывов в информационных потоках возникают моменты, когда документ печатается в одном подразделении, а изменить его могут в другом, что приводит к трудоёмкому сравнению для выявления расхождений. Или ещё хуже – документы передаются в подразделение только в бумажном виде без возможности его контроля по электронной копии.

Сложное решение простых вопросов

Для решения простых вопросов сотрудники тратят много времени на поиск файлов, переписку, звонки между собой, обмен документами и файлами.

Сильное влияние человеческого фактора на устойчивую работу компании

Бизнес функции выполняются в разумные сроки только потому, что сотрудники держат важную информацию только в голове. Значительно увеличиваются риски возникновения серьёзных проблем при увольнении сотрудника.

Высокая себестоимость обработки запроса клиента

Если для ответа на простой вопрос клиента требуется выполнение большого объёма ручной работы вместо того чтобы воспользоваться информационной системой с автоматизированной подготовкой ответов «двумя ударами мышью», то велика вероятность того, что клиент найдёт более расторопного поставщика.

Дополнительные затраты на излишние складские площади и перемещения товаров между складами

Не решены вопросы логистики и планирования закупки товаров.

Отсутствует возможность планировать работу компании

Из-за отсутствия своевременной и достоверной информации отсутствует всякая возможность составить более или менее выполнимый план действий компании.

Компания плохо знает своих клиентов

Мало компаний могут ответить на вопрос – какое место занимает тот или иной клиент в бизнесе компании? Если клиент занимает слишком большое место, то это, скорее всего, интуитивно известно. А если таких компаний десяток? Потеря нескольких из этой группы может сказаться весьма негативно.

Часть 3.  Куда можно прийти

А вы как думаете, куда может прийти компания, которая имеет:

  • низкую эффективность
  • слабую конкурентно способность
  • высокую зависимость от человеческого фактора
  • нелинейное усугубление трудностей с ростом компании?

Часть 4.  Всем известный рецепт

Разумеется, в рецепте нет ничего нового – постоянно следить за оптимальностью бизнес процессов, периодически подстраивать информационную систему под требования жизни. Подстройка информационной системы не должна осуществлять хаотично. Если гладкая подстройка системы не возможна, то желательно её (информационную систему) вовремя заменить. Поиск новой системы позволяет, в том числе, пристальней взглянуть на бизнес процессы компании. Разумеется, не нужно доводить всё до абсурда. Нужно когда-то ещё и спокойно работать.

P.S.

Всё хорошо в меру. Хорошая информационная система – это не панацея и не гарантия успешного бизнеса. Это необходимое условие.

© 2008-2017 Oremax LLC.
+7 (812) 449-87-07, cont@oremax.ru
Создание сайта: Ji-Touch